Dein Unternehmen will seine Einkaufsprozesse verschlanken und besser mit den Suppliern zusammenarbeiten? Du hast gelesen, dass  SAP SRM bis Ende 2030 abgekündigt wird und willst dich rechtzeitig mit einer neuen Lösung beschäftigen? Dann bist du hier genau richtig! Dieser Blogbeitrag gibt dir einen kurzen Überblick über SAP Ariba.

SAP Ariba ist das kollaborations Tool für den Einkauf, welches momentan extrem von der SAP gepusht wird. Es ist kompatibel mit diversen ERP-Systemen und selbstverständlich auch mit R/3 und S/4HANA Lösungen.

Falls du nur hier zufällig gelandet bist und egtl. mehr über S/4HANA wissen willst, dann schau doch einfach mal hier vorbei:

https://developers4sap.blog/category/s-4hana

Nun aber zum Thema: Als erstes möchte ich dir den grundlegenden Aufbau von SAP Ariba Procurement zeigen. Danach zeige ich dir, wie du und dein Unternehmen es im Zusammenhang mit eurer individuellen ERP-Landschaft nutzen könnt.

Der Aufbau von SAP Ariba

Wenn ihr euch SAP Ariba zulegt, dann bekommt ihr einen ganzen Haufen an verschiedenen Zugängen. Die wichtigsten sind jedoch der Zugang für das Ariba Procurment und der Zugang für das Ariba Network. Und genau diese beiden Seiten will ich euch hier kurz vorstellen:

SAP Ariba Procurement (1) ist euer operatives Tool. Hier erstellt ihr Bestellanforderungen, führt Bestellungen und Wareneingänge durch, checkt eure Rechnungen und managed eure Kontrakte. Der große Vorteil liegt in der intuitiven Bedienung des Tools. Hierzu gehört auch ein sehr strukturiert aufgebautes Katalog-System.

Auf der anderen Seite bekommt ihr euren Buyer-Zugang (2) für das Ariba Network. Hier habt ihr die Möglichkeit neue Supplier zu finden, eure Supplier zu managen, Kataloge für eure Procurmentlösung zu laden und allgemeine administrative Settings vorzunehmen. Um mit euren Supplieren optimal kommunizieren zu können, brauchen diese einen (kostenlosen!) Supplier-Zugang (3) zu dem Ariba Network. Supplier können hier u.a. ihre Kataloge erstellen, mit allen ihren (Ariba-)Kunden kollaborieren, Auftragsbestätigungen senden und ihre Rechnungsstellung durchführen.

Die Datenflüsse

Um dir nun zu zeigen, wie die beiden Systeme miteinander kommunizieren, gehe ich jetzt noch einmal genauer auf die Standard-Datenflüsse ein.

1. Die Supplier erstellen im Ariba Network ihre Kataloge.
2. Die Buyer laden diese dann bei Bedarf in das Ariba Procurement, sodass die Einkäufer auf die Artikel der Kataloge für Bestellungen zugreifen können.
3. Bestellungen werden von dem Ariba Procurement an die Supplier im Ariba Network gesendet.
4. Supplier können diese dann akzeptieren oder ablehnen und eine Shipping Note an die Einkäufer an das Ariba Procurement zurücksenden.
5. Die Bestätigung des Wareneingangs erfolgt im Ariba Procurement und wird an die Supplier übermittelt.
6. Rechnungen können vom Supplier im Ariba Network erstellt und an die Kunden übermittelt werden.
7. Nach der Prüfung der Rechnungen im Ariba Procurement wird die Bestätigung wieder an den Supplier im Ariba Network zurückgegeben.

Selbstverständlich werden die Daten auch an euer untergeordnetes ERP gekoppelt. Eure Masterdaten könnt ihr aus eurem ERP übernehmen und die Transaktionsdaten werden zwischen Ariba Procurement und eurem ERP ausgetauscht.

Die Anbindung an euer ERP

Natürlich entscheidet ihr selbst, welche Funktionalitäten von SAP Ariba ihr verwendet und welche weiterhin von eurem ERP gesteuert werden. Vier typische Anwendungsszenarien sind in der nachfolgenden Grafik dargestellt:

Ihr könnt also SAP Ariba für euren kompletten Beschaffungsprozess benutzen oder nur Teile davon abdecken. Z.B. könntet ihr das Invoicing weiterhin mit eurem ERP managen oder SAP Ariba lediglich als Katalogsystem für eure Bestellanforderungen benutzen. Doch auch Kombinationen der oben aufgeführten Möglichkeiten sind realisierbar.

Und wie läuft das ganze in Multi-ERP Systemen?

Solltet ihr mehr als nur ein ERP-System haben, stellt sich natürlich die Frage, wie ihr SAP Ariba in diese Landschaft integriert. Die Lösung dafür ist recht simple. Wenn ihr euch für SAP Ariba entscheidet, bekommt ihr eine eigene Instanz des Procurement-Systems. Diese Instanz wird im Kontext auch “Realm” genannt. Je nachdem wie viele ERP-Systeme ihr bedienen müsst, könnt ihr zu diesem (Parent-)Realm beliebig viele Child-Realms erzeugen. D.h. ihr bekommt weitere Instanzen des Systems, die eurem Parent-Realm untergeordnet sind. Jedes Child-Realm kann nun mit einem anderen ERP-System verknüpft werden. Dabei werden sämtliche Einstellungen und Daten von eurem Parent-Realm an die untergeordneten Child-Realms vererbt.

Hier noch ein kleines Beispiel:

Ihr habt ein Unternehmen mit zwei Standorten, die ein gemeinsames SAP R/3 System für ihre Masterdaten benutzen. Jeder Standort selber hat jedoch noch ein eigenes SAP R/3 System für die eigenen Waren- und Informationsflüsse. Nun könnt ihr das gemeinsame SAP System mit dem Parent-Realm verbinden und die Masterdaten übertragen. Die beiden standortspezifischen SAP R/3 Systeme verbindet ihr jeweils mit einem Child-Realm. Jeder Standort hat so seine eigene SAP Ariba Umgebung, wobei die Masterdaten gemeinsam aus dem übergeordneten Parent-Realm bezogen werden.

Du kannst also sehen, dass SAP Ariba sich flexibel an eure Bedürfnisse und eure ERP Landschaft anpassen lässt.

Wenn Du noch mehr erfahren willst, dann schau doch einfach mal direkt bei SAP Ariba vorbei:

http://www.ariba.com/

Ansonsten kannst du auch jeder Zeit direkt auf mich zu kommen.

Wenn du also noch irgendwelche Fragen oder Anregungen hast, dann nutz doch einfach die Kommentarfunktion oder schreib mir direkt via Mail: paul.holst@cgi.com